OSITAH

OSITAH (Outil de Suivi Interne des Temps et des Activités via Hito) est une application IJCLab qui permet de visualiser les déclarations de temps sur le projet faites à travers Hito, de les valider et de les exporter vers NSIP pour les projets concernés. Elle est accessible à tous les responsables d’équipes/services/plateformes ou de pôles/départements ainsi qu’à la CeMaP.

Pour accéder à l’application, il faut se connecter à https://ositah.ijclab.in2p3.fr et  s’authentifier avec son username et mot de passe IJCLab. L’accès à OSITAH nécessite d’être connecté sur le réseau interne du laboratoire ou d’utiliser le VPN. Une fois authentifié, OSITAH donne accès à un tableau de bord de suivi des déclarations qui permet de visualiser pour chaque équipe dont vous êtes responsable :

  • le nombre de personnes qui ont effectué une déclaration et le nombre de déclarations manquantes parmi celles dont la déclaration est considérée comme obligatoire (voir en haut de la page les personnes dont la déclaration est considérée comme optionnelle). Une personne dont la déclaration est optionnelle peut quand même faire une déclaration et elle sera prise en compte.
  • La liste des personnes ayant fait une déclaration avec le temps déclaré dans chacune des catégories de projet, avec accès au détail des projets concernés
  • La liste des personnes dont la déclaration est considérée obligatoire qui n’ont pas encore fait de déclaration

Validation des déclarations

Dans OSITAH, comme dans NSIP, le “responsable hiérarchique” doit valider les déclarations des personnes de son groupe. La validation consiste à sauvegarder les déclarations de l’agent de telle sorte qu’elles ne soient pas changées lors de modifications ultérieures par l’agent. La validation se fait, par utilisateur (toutes ses déclarations), en actionnant le bouton dans la colonne de droite. Il est possible de dévalider une déclaration validée puis de la revalider ultérieurement. Si on dévalide puis revalide un utilisateurs, la sauvegarde de ses déclaration est mise à jour.

Pour aider à identifier les déclarations nécessitant une attention particulière, certaines déclarations sont surlignées. Ces indications sont basées sur la notion de temps travaillable, c’est-à-dire nombre d’heures du trimestre moins les congés obligatoires et probables (par exemples 3 semaines l’été). Le code couleur est le suivant :

  • Rouge (colonne pourcentage)  : temps déclaré de la personne < 50% des heures du semestre. En dehors des déclarations insuffisantes, cela peut cacher une mauvaise compréhension du champ “quotité” qui a été rempli avec le même pourcentage que celui passé sur le projet alors qu’il représente si on est à plein temps ou temps partiel. Du coup, 10% de 10% ne fait plus que 1%…
  • Orange (colonne pourcentage) : temps déclaré compris entre 50 et 80% du temps travaillable dans le semestre. En dehors de déclarations insuffisantes, cela peut cacher une personne qui a déclaré son temps au début ou au milieu de la période de déclaration et a oublié de déclarer la fin du semestre.
  • Vert (colonne pourcentage) : temps déclaré compris entre 80 et 100% du temps travaillable dans le semestre.
  • Bleu (colonne pourcentage) : temps déclaré supérieur à 100% du temps travaillable dans le semestre. Cela est généralement le signe d’une déclaration de travail pendant les périodes de congés et doit être corrigé. Parfois cela vient d’une personne qui n’a pas pris ses congés dans les périodes habituelles : dans ce cas ce n’est pas un problème tant que le total sur l’année respecte les congés.
  • Orange (temps déclaré) : cela indique une personne dont les déclarations ont été validées puis changé dans Hito après la validation. Si le changement est valide, il suffit de dévalider puis revalider la personne.

Si une déclaration est surlignée comme potentiellement suspecte, il faut aller vérifier dans Hito les déclarations de la personne. Deux sources de problème connues sont :

  • La déclaration de la quotité avec un pourcentage identique à la déclaration de temps. La quotité exprime le temps travaillé par une personne toute activité confondue, en pourcentage d’un plein temps. Si on déclare par erreur 10% pour la quotité comme pour le temps passé sur le projet, on aura passé 1% des heures du trimestre sur le projet !
  • Des déclarations de temps qui ne spécifient pas de projet (nom du projet = ~). Ces déclarations sont valides dans Hito mais sont ignorées par OSITAH. Si cela correspond à des projets absents dans Hito, il faut demander leur création comme projet local et corriger les déclarations.

Modification de la liste des projets visibles par une équipe

Un responsable d’équipe peut modifier la liste des projets visibles par son équipe, en ajouter ou supprimant des projets de cette liste. Cela se fait avec le menu Configuration -> Equipes des projets :

  • Sélectionner le masterprojet du projet à ajouter ou enlever (Local projets pour les projets locaux)
  • Sélectionner le projet à ajouter ou enlever
  • Pour ajouter un projet, sélectionner une équipe dans la liste des Equipes IJCLab et cliquer sur le bouton >>. Pour retirer un projet, sélectionner une équipe dans la liste Equipes du projet et cliquer sur le bouton <<. Répéter l’opération plusieurs fois pour ajouter et/ou supprimer plusieurs équipes.
  • Valider la modification en cliquant sur le bouton Mise à jour ou abandonner les modifications en cliquant sur le bouton Annuler.

Export NSIP

Une autre fonction de OSITAH est l’export des déclarations OSITAH dans NSIP pour les projets concernés par le suivi NSIP. Pour cela aller dans la page Rapports / Export puis cliquer sur l’onglet Export NSIP.

L’export se fait en sélectionnant les personnes à exporter puis en cliquant sur le bouton Export qui indique le nombre de personnes dont les déclarations doivent être exportées dans NSIP. Il est possible de sélectionner toutes les personnes dont les déclarations ne sont pas à jour dans NSIP en cliquant sur la case de sélection dans la barre de titre de la table.

Les personnes surlignées en orange sans possibilité de sélection correspondent à des personnes inconnues de NSIP. Cela provient en général d’un problème de déclaration dans RESEDA.