OSITAH

OSITAH (Outil de Suivi Interne des Temps et des Activités via Hito) est une application IJCLab qui permet de visualiser les déclarations de temps sur le projet faites à travers Hito, de les valider et de les exporter vers NSIP pour les projets concernés. Elle est accessible à tous les responsables d’équipes/services/plateformes ou de pôles/départements ainsi qu’à la CeMaP.

Pour accéder à l’application, il faut se connecter à https://ositah.ijclab.in2p3.fr et  s’authentifier avec son username et mot de passe IJCLab. L’accès à OSITAH nécessite d’être connecté sur le réseau interne du laboratoire ou d’utiliser le VPN. Une fois authentifié, OSITAH donne accès à un tableau de bord de suivi des déclarations qui permet de visualiser pour chaque équipe dont vous êtes responsable :

  • le nombre de personnes qui ont effectué une déclaration et le nombre de déclarations manquantes parmi celles dont la déclaration est considérée comme obligatoire (voir en haut de la page les personnes dont la déclaration est considérée comme optionnelle). Une personne dont la déclaration est optionnelle peut quand même faire une déclaration et elle sera prise en compte.
  • La liste des personnes ayant fait une déclaration avec le temps déclaré dans chacune des catégories de projet, avec accès au détail des projets concernés
  • La liste des personnes dont la déclaration est considérée obligatoire qui n’ont pas encore fait de déclaration

Validation des déclarations

Dans OSITAH, comme dans NSIP, le « responsable hiérarchique » doit valider les déclarations des personnes de son groupe. La validation consiste à sauvegarder les déclarations de l’agent de telle sorte qu’elles ne soient pas changées lors de modifications ultérieures par l’agent. La validation se fait, par utilisateur (toutes ses déclarations), en actionnant le bouton dans la colonne de droite. Il est possible de dévalider une déclaration validée puis de la revalider ultérieurement. Si on dévalide puis revalide un utilisateurs, la sauvegarde de ses déclaration est mise à jour.

Pour aider à identifier les déclarations nécessitant une attention particulière, certaines déclarations sont surlignées. Le code couleur est le suivant :

  • Rouge (colonne pourcentage)  : temps déclaré de la personne < 50% de son temps travaillé. En dehors des déclarations insuffisantes, cela peut cacher une mauvaise compréhension du champ « quotité » qui a été rempli avec le même pourcentage que celui passé sur le projet alors qu’il représente si on est à plein temps ou temps partiel. Du coup, 10% de 10% ne fait plus que 1%…
  • Orange (colonne pourcentage) : temps déclaré compris entre 50 et 80% du temps travaillé. En dehors de déclarations insuffisantes, cela peut cacher une personne qui a déclaré son temps au début ou au milieu de la période de déclaration et a oublié de déclarer la fin du semestre.
  • Vert (colonne pourcentage) : temps déclaré compris entre 80 et 100%
  • Jaune (colonne pourcentage) : temps déclaré supérieur à 100% (normalement interdit par Hito).
  • Orange (temps déclaré) : cela indique une personne dont les déclarations ont été validées puis changé dans Hito après la validation. Si le changement est valide, il suffit de dévalider puis revalider la personne.

Export NSIP

Une autre fonction de OSITAH est l’export des déclarations OSITAH dans NSIP pour les projets concernés par le suivi NSIP. Pour cela aller dans la page Rapports / Export puis cliquer sur l’onglet Export NSIP.

L’export se fait en sélectionnant les personnes à exporter puis en cliquant sur le bouton Export qui indique le nombre de personnes dont les déclarations doivent être exportées dans NSIP. Il est possible de sélectionner toutes les personnes dont les déclarations ne sont pas à jour dans NSIP en cliquant sur la case de sélection dans la barre de titre de la table.

Les personnes surlignées en orange sans possibilité de sélection correspondent à des personnes inconnues de NSIP. Cela provient en général d’un problème de déclaration dans RESEDA.