Archives de l’auteur : givaudan

Vote électronique

Les informations recueillies dans cette application vous concernant font l’objet d’un traitement par l’IJCLab.
Les données à caractère personnel sont collectées et traitées avec comme finalité : l’organisation des votes pour la constitution et le renouvellement de différentes instances statutaires (ou pas) du laboratoire: CL, CS,CPL …

Les votes sont totalement anonymes mais des données sont collectées et traitées pour la constitution des listes électorales et des listes de candidats:

  • Données d’identification du votant pour la constitution des listes électorales: nom, prénom, statut: IT, chercheur, enseignant-chercheur, CDD
  • Données d’identification des candidats pour la constitution des listes de candidats: nom et prénom, statut /corps/grade

La base légale du traitement est (article 6.1 du RGPD) l’intérêt légitime.
Les destinataires des données sont :

  • La direction d’IJCLab
  • La commission électorale
  • Le Département informatique

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.

Les données sont  conservées durant un an, puis détruites.

Vous disposez des droits suivants pour l’utilisation qui est faite de vos données : le droit d’opposition, d’accès, de rectification, le droit à une utilisation restreinte lorsque vos données ne sont pas nécessaires ou ne sont plus utiles, le droit à la portabilité : communiquer vos données à la personne de votre choix

Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à : direction[at}ijclab.in2p3.fr
Vous pouvez contacter également votre DPD à l’adresse suivante :
DPD CNRS – 2, rue Jean Zay – 54519 – Vandoeuvre lès Nancy Cedex
dpd.demandes[at}cnrs.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation en ligne auprès de la CNIL ou par courrier postal

Organisation d’enquêtes auprès du personnel

Suite à la nouvelle organisation d’IJCLab, la direction du laboratoire effectue des enquêtes en ligne auprès du personnels afin de recueillir son avis et ses commentaires sur différents sujets.

Les informations recueillies vous concernant font l’objet d’un traitement par IJCLab.
Les informations sont anonymes mais contiennent néanmoins des données à caractère personnel qui sont collectées et traitées avec comme finalité :

  • Avis sur l’organisation du laboratoire
  • Enquête de satisfaction sur l’organisation du travail
  • Recueil de propositions du personnel

Les données collectées et traitées sont :

  • Données professionnelles: service, groupe ou pôle d’appartenance, statut (IT ou chercheur/Enseignant chercheur)

La base légale du traitement est (article 6 du RGPD) le consentement de l’utilisateur . Les destinataires des données sont le service de communication et la direction d’IJCLab.

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé. Vos données sont  conservées pendant 1 mois après le sondage.

Vous disposez des droits suivants pour l’utilisation qui est faite de vos données : le droit d’opposition, d’accès, de rectification, d’effacement, le droit à une utilisation restreinte lorsque vos données ne sont pas nécessaires ou ne sont plus utiles, le droit à la portabilité : communiquer vos données à la personne de votre choix

Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à : direction[at}ijclab.in2p3.fr
Vous pouvez contacter également votre DPD à l’adresse suivante :
DPD CNRS – 2, rue Jean Zay – 54519 – Vandoeuvre lès Nancy Cedex
dpd.demandes[at}cnrs.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation en ligne auprès de la CNIL ou par courrier postal

Accès aux plateformes scientifiques d’IJCLab

Un ensemble de Plateformes est présent au sein de l’ICJLab,au service de la science développée autour de la Physique des deux Infinis et à destination de nombreuses communautés scientifiques. Cinq plateformes de recherche sont rattachées à la direction d’IJCLab : ALTO, Andromede, Laserix, JANNuS-SCALP et Supratech.

Les informations recueillies dans ce cadre font l’objet d’un traitement par IJCLAB.
Les données à caractère personnel sont collectées et traitées avec comme finalité : l’accès à ces plateformes

Les données collectées et traitées sont :

  • Données d’identification : nom, prénom, date de réservation,sexe,
  • Données professionnelles :   adresse mail, appartenance à différents groupes et/ou services, laboratoires, téléphone professionnel, pays

La base légale du traitement est (article 6.1 du RGPD) l’intérêt légitime.
Les destinataires des données sont les personnes en charge des plateformes, la direction.

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.

  • Vos données sont  conservées 1 mois après la date d’utilisation puis détruites en l’absence de facturation.
  • S’il y a facturation, vos données sont conservées un an après la transmission au service facturation, puis détruites.

Vous disposez des droits suivants pour l’utilisation qui est faite de vos données : le droit d’opposition, d’accès, de rectification, d’effacement, le droit à une utilisation restreinte lorsque vos données ne sont pas nécessaires ou ne sont plus utiles, le droit à la portabilité : communiquer vos données à la personne de votre choix

Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à : direction[AT]ijclab.in2p3.fr
Vous pouvez contacter également votre DPD à l’adresse suivante :
DPD CNRS – 2, rue Jean Zay – 54519 – Vandoeuvre lès Nancy Cedex
dpd.demandes[AT]cnrs.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation en ligne auprès de la CNIL ou par courrier postal

Service logistique IJCLab (magasin, services)

Le service logistique d’IJCLab propose dans ses deux magasins (bât. 100 et 205) plus de 5.000 articles dans des domaines variés. Il effectue des activités de prestations de service comme la fourniture de gaz, la blanchisserie ou le stockage des déchets technologiques. Les informations recueillies dans ce cadre font l’objet d’un traitement par IJCLAB.
Les données à caractère personnel sont collectées et traitées avec comme finalité :

Les sous-finalités du traitement sont :

  • La mise à disposition d’articles divers pour la communauté scientifique
  • La fourniture de service (gaz, blanchisserie…)

Les données collectées et traitées sont :

  • Données d’identification : nom, prénom, date de réservation,
  • Données professionnelles :   adresse mail, appartenance à différents groupes et/ou services, laboratoires, téléphone professionnel
  • Données financières: ligne budgétaire, montant de la prestation

La base légale du traitement est (article 6.1 du RGPD) l’intérêt légitime.
Les destinataires des données sont les membres du service financier, les personnes en charge du suivi du matériels, des véhicules et des magasins.

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.

  • Pour ce qui concerne la réservation de véhicules, vos données sont  conservées 12 mois après la date de réservation puis détruites en l’absence de facturation.
  • Pour ce qui concerne les produits du magasin: vos données sont conservées un an après la transmission au service facturation, puis détruites.

Vous disposez des droits suivants pour l’utilisation qui est faite de vos données : le droit d’opposition, d’accès, de rectification, d’effacement, le droit à une utilisation restreinte lorsque vos données ne sont pas nécessaires ou ne sont plus utiles, le droit à la portabilité : communiquer vos données à la personne de votre choix

Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à : direction[AT]ijclab.in2p3.fr
Vous pouvez contacter également votre DPD à l’adresse suivante :
DPD CNRS – 2, rue Jean Zay – 54519 – Vandoeuvre lès Nancy Cedex
dpd.demandes[AT]cnrs.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation en ligne auprès de la CNIL ou par courrier postal

Listes de Diffusion et adresses mail génériques

JCLab met en œuvre de nombreuses listes de diffusion et adresses génériques par mail.

Les informations recueillies dans cette listes font l’objet d’un traitement par IJCLab.
Les données à caractère personnel sont collectées et traitées avec comme finalités : la création et l’exploitation de fichiers d’adresses à des fins de diffusion d’informations et/ou de communication (lettre d’information, invitations, communication interne, forum-listes d’échanges…)

Les données collectées et traitées sont : nom, prénom, email professionnel, centres d’intérêts professionnels.

La base légale du traitement est l’intérêt légitime (article 6.1 du RGPD). Les destinataires des données sont les agents d’IJCLab et les collaborateurs institutionnels de ces derniers.

Il existe une liste d’information « institutionnelle » dont la base légale du traitement est l’intérêt légitime, pour laquelle les agents ne peuvent pas exercer de droit de retrait.

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé. Vos données sont  conservées le temps de votre activité dans le laboratoire. Au-delà, ces données sont détruites, au plus tard 3 mois après votre départ du laboratoire.

Vous disposez des droits suivants pour l’utilisation qui est faite de vos données : le droit d’accès, de rectification, le droit à la suppression lorsque vos données ne sont pas nécessaires ou ne sont plus utiles, le droit à la portabilité : communiquer vos données à la personne de votre choix

Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à : direction[at}ijclab.in2p3.fr
Vous pouvez contacter également votre DPD à l’adresse suivante :
DPD CNRS – 2, rue Jean Zay – 54519 – Vandoeuvre lès Nancy Cedex
dpd.demandes[at}cnrs.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation en ligne auprès de la CNIL ou par courrier postal.

Organisation de colloques

De nombreux colloques, séminaires et journées thématiques sont organisés à JCLab.

Les informations recueillies vous concernant font l’objet d’un traitement par IJCLab.
Les données à caractère personnel sont collectées et traitées avec comme finalité :

  • La gestion des inscriptions
  • L’édition de badges
  • La communication écrite, vidéo relatives aux colloques
  • L’édition des actes de colloque

Les données collectées et traitées sont :

  • Données d’identification : nom, prénom, image,téléphone
  • Données professionnelles: organisme d’appartenance, mel , statut, publications, résumé de l’intervention (si intervenant)
  • Données personnelles: préférence alimentaire, problème d’accessibilité

La base légale du traitement est (article 6 du RGPD) le consentement de l’utilisateur . Les destinataires des données sont le service de communication, le service en charge de l’organisation du colloque, la direction d’IJCLab.

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.Vos données sont  conservées pendant 12 mois après le colloque. Les noms/prénoms/mels peuvent être conservés pour la gestion de listes de diffusion

Vous disposez des droits suivants pour l’utilisation qui est faite de vos données : le droit d’opposition, d’accès, de rectification, d’effacement, le droit à une utilisation restreinte lorsque vos données ne sont pas nécessaires ou ne sont plus utiles, le droit à la portabilité : communiquer vos données à la personne de votre choix

Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à : direction[at}ijclab.in2p3.fr
Vous pouvez contacter également votre DPD à l’adresse suivante :
DPD CNRS – 2, rue Jean Zay – 54519 – Vandoeuvre lès Nancy Cedex
dpd.demandes[at}cnrs.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation en ligne auprès de la CNIL ou par courrier postal

Comment obtenir mon mot de passe ADONIS ?

Chaque agent permanent d’IJCLab possède un compte dans la base de données des personnels de l’Université Paris-Saclay, ADONIS.

L’identifiant associé à votre compte est: prenom.nom@universite-paris-saclay.fr . Le mot de passe associé à ce compte est à demander auprès des correspondants ADONIS de la Division Accueil et Ressources Humaines du laboratoire IJCLab.

Enregistrement des sessions du CS

Pour continuer à fonctionner pendant la pandémie, JCLab utilise la visioconférence pour les sessions du Conseil Scientifique. Afin que tous les membres du laboratoire puissent y assister ces sessions sont enregistrées et visibles pendant 1 mois sur la page indico du CS d’IJCLab.

Les informations recueillies vous concernant font l’objet d’un traitement par IJCLab.
Les données à caractère personnel sont collectées et traitées avec comme finalité : la possibilité de voir la dernière session du CS .

Les données collectées et traitées sont :

  • Données d’identification : nom, prénom, image

La base légale du traitement est (article 6.1 du RGPD) le consentement de l’utilisateur . Les destinataires des données sont les membres du laboratoire.

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.Vos données sont  conservées pendant 1 mois après la session du CS.

Vous disposez des droits suivants pour l’utilisation qui est faite de vos données : le droit d’opposition, d’accès, de rectification, d’effacement, le droit à une utilisation restreinte lorsque vos données ne sont pas nécessaires ou ne sont plus utiles, le droit à la portabilité : communiquer vos données à la personne de votre choix

Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à : direction[at}ijclab.in2p3.fr
Vous pouvez contacter également votre DPD à l’adresse suivante :
DPD CNRS – 2, rue Jean Zay – 54519 – Vandoeuvre lès Nancy Cedex
dpd.demandes[at}cnrs.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation en ligne auprès de la CNIL ou par courrier postal

Puis-je travailler avec mon compte root/admin … ?

Lorsque vous avez un ordinateur portable vous disposez en général d’un compte ayant des privilèges importants et ce, uniquement pour des actions bien précises qui nécessitent ces droits (installation de logiciels, accès à des ressources en dehors du laboratoire, …). L’utilisation de ce compte doit absolument rester exceptionnelle et limitée à ces actions. En effet un virus qui serait récupéré lors d’une session avec des privilèges peut s’avérer extrêmement dangereux.

Vous devez donc travailler avec votre compte du laboratoire (sans privilège) et en cas de besoin uniquement utiliser le compte avec privilèges.

Attention!!! contrairement aux idées reçues les Mac peuvent aussi récupérer des virus, ils sont donc également concernés par cette règle …