Archives de catégorie : DPD_gestion_admin

Vote électronique

Les informations recueillies dans cette application vous concernant font l’objet d’un traitement par l’IJCLab.
Les données à caractère personnel sont collectées et traitées avec comme finalité : l’organisation des votes pour la constitution et le renouvellement de différentes instances statutaires (ou pas) du laboratoire: CL, CS,CPL …

Les votes sont totalement anonymes mais des données sont collectées et traitées pour la constitution des listes électorales et des listes de candidats:

  • Données d’identification du votant pour la constitution des listes électorales: nom, prénom, statut: IT, chercheur, enseignant-chercheur, CDD
  • Données d’identification des candidats pour la constitution des listes de candidats: nom et prénom, statut /corps/grade

La base légale du traitement est (article 6.1 du RGPD) l’intérêt légitime.
Les destinataires des données sont :

  • La direction d’IJCLab
  • La commission électorale
  • Le Département informatique

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.

Les données sont  conservées durant un an, puis détruites.

Vous disposez des droits suivants pour l’utilisation qui est faite de vos données : le droit d’opposition, d’accès, de rectification, le droit à une utilisation restreinte lorsque vos données ne sont pas nécessaires ou ne sont plus utiles, le droit à la portabilité : communiquer vos données à la personne de votre choix

Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à : direction[at}ijclab.in2p3.fr
Vous pouvez contacter également votre DPD à l’adresse suivante :
DPD CNRS – 2, rue Jean Zay – 54519 – Vandoeuvre lès Nancy Cedex
dpd.demandes[at}cnrs.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation en ligne auprès de la CNIL ou par courrier postal

Accès aux plateformes scientifiques d’IJCLab

Un ensemble de Plateformes est présent au sein de l’ICJLab,au service de la science développée autour de la Physique des deux Infinis et à destination de nombreuses communautés scientifiques. Cinq plateformes de recherche sont rattachées à la direction d’IJCLab : ALTO, Andromede, Laserix, JANNuS-SCALP et Supratech.

Les informations recueillies dans ce cadre font l’objet d’un traitement par IJCLAB.
Les données à caractère personnel sont collectées et traitées avec comme finalité : l’accès à ces plateformes

Les données collectées et traitées sont :

  • Données d’identification : nom, prénom, date de réservation,sexe,
  • Données professionnelles :   adresse mail, appartenance à différents groupes et/ou services, laboratoires, téléphone professionnel, pays

La base légale du traitement est (article 6.1 du RGPD) l’intérêt légitime.
Les destinataires des données sont les personnes en charge des plateformes, la direction.

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.

  • Vos données sont  conservées 1 mois après la date d’utilisation puis détruites en l’absence de facturation.
  • S’il y a facturation, vos données sont conservées un an après la transmission au service facturation, puis détruites.

Vous disposez des droits suivants pour l’utilisation qui est faite de vos données : le droit d’opposition, d’accès, de rectification, d’effacement, le droit à une utilisation restreinte lorsque vos données ne sont pas nécessaires ou ne sont plus utiles, le droit à la portabilité : communiquer vos données à la personne de votre choix

Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à : direction[AT]ijclab.in2p3.fr
Vous pouvez contacter également votre DPD à l’adresse suivante :
DPD CNRS – 2, rue Jean Zay – 54519 – Vandoeuvre lès Nancy Cedex
dpd.demandes[AT]cnrs.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation en ligne auprès de la CNIL ou par courrier postal

Service logistique IJCLab (magasin, services)

Le service logistique d’IJCLab propose dans ses deux magasins (bât. 100 et 205) plus de 5.000 articles dans des domaines variés. Il effectue des activités de prestations de service comme la fourniture de gaz, la blanchisserie ou le stockage des déchets technologiques. Les informations recueillies dans ce cadre font l’objet d’un traitement par IJCLAB.
Les données à caractère personnel sont collectées et traitées avec comme finalité :

Les sous-finalités du traitement sont :

  • La mise à disposition d’articles divers pour la communauté scientifique
  • La fourniture de service (gaz, blanchisserie…)

Les données collectées et traitées sont :

  • Données d’identification : nom, prénom, date de réservation,
  • Données professionnelles :   adresse mail, appartenance à différents groupes et/ou services, laboratoires, téléphone professionnel
  • Données financières: ligne budgétaire, montant de la prestation

La base légale du traitement est (article 6.1 du RGPD) l’intérêt légitime.
Les destinataires des données sont les membres du service financier, les personnes en charge du suivi du matériels, des véhicules et des magasins.

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.

  • Pour ce qui concerne la réservation de véhicules, vos données sont  conservées 12 mois après la date de réservation puis détruites en l’absence de facturation.
  • Pour ce qui concerne les produits du magasin: vos données sont conservées un an après la transmission au service facturation, puis détruites.

Vous disposez des droits suivants pour l’utilisation qui est faite de vos données : le droit d’opposition, d’accès, de rectification, d’effacement, le droit à une utilisation restreinte lorsque vos données ne sont pas nécessaires ou ne sont plus utiles, le droit à la portabilité : communiquer vos données à la personne de votre choix

Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à : direction[AT]ijclab.in2p3.fr
Vous pouvez contacter également votre DPD à l’adresse suivante :
DPD CNRS – 2, rue Jean Zay – 54519 – Vandoeuvre lès Nancy Cedex
dpd.demandes[AT]cnrs.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation en ligne auprès de la CNIL ou par courrier postal

Contrôle des accès aux locaux par badge

L’IJCLab a mis en place un système non biométrique d’accès par badge afin de contrôler l’accès à ses locaux. Les informations recueillies dans cette application vous concernant font l’objet d’un traitement par l’IJCLab .
Les données à caractère personnel sont collectées et traitées avec comme finalité le contrôle de l’accès aux bâtiments du laboratoire aux personnes autorisées et, comme sous-finalités la sécurisation de l’entrée des bâtiments et la sécurisation des locaux faisant l’objet d’une restriction de circulation.

Les données collectées et traitées sont, pour les agents d’IJCLab:

  • Données d’identification : nom, prénom
  • Données professionnelles :   numéro du badge, service ou groupe d’affectation, date et heure d’entrée, liste des bâtiments/salles autorisés

Les données collectées et traitées sont, pour les visiteurs:

  • Données d’identification : nom, prénom
  • Données professionnelles :   société d’appartenance, numéro du badge, service ou groupe d’affectation, date et heure d’entrée, liste des bâtiments/salles autorisés

Pour les espaces ZRR les données suivantes sont également collectées pour les visiteurs:

  • Date de naissance :
  • Lieu de naissance :
  • Nationalité :
  • Employeur :
  • Nom et prénom de l’accueillant :
  • Date et heure de début de visite :
  • Date et heure de fin de visite :
  • ZRR physique(s) visitée(s) :

La base légale du traitement est (article 6.1 du RGPD) l’intérêt légitime.
Les destinataires des données sont la direction d’IJCLab.
Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.
Vos données sont  conservées durant deux mois, au-delà elles sont détruites.

Vous disposez des droits suivants pour l’utilisation qui est faite de vos données : le droit d’opposition, d’accès, de rectification, d’effacement, le droit à une utilisation restreinte lorsque vos données ne sont pas nécessaires ou ne sont plus utiles, le droit à la portabilité : communiquer vos données à la personne de votre choix

  • Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à : direction{at]ijclab.in2p3.fr
  • Vous pouvez également contacter la Déléguée à la protection des données du CNRS à l’adresse suivante :
    DPD CNRS– 2, rue Jean Zay – 54519 – Vandoeuvre lès Nancy
    dpd.demandes{at]cnrs.fr
  • Si vous estimez, après avoir contacté la direction d’IJCLab et/ou le DPD, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation en ligne auprès de la CNIL ou par courrier postal

Gestion du personnel

Les informations recueillies dans cette application vous concernant font l’objet d’un traitement par l’IJCLab.
Les données à caractère personnel sont collectées et traitées avec comme finalité : la gestion des ressources humaines du laboratoire. La collecte de ces données est obligatoire. Les sous-finalités sont :

  • la gestion administrative des agents,  (dossier professionnel),  quelque soit leur statut; le suivi des effectifs, le suivi des désignations et nomination à des fonctions spécifiques (correspondant formation, assistant de prévention, membre du Cl de la CPL, du CS …)
  • Le suivi des accueils en formation (stagiaires avec ou sans gratification)
  • la gestion des carrières (promotion, mobilité, simulation de carrière …) ;
  • la production de statistiques à destination des services RH et de la direction du laboratoire
  • La gestion de l’annuaire interne (visible dans l’intranet d’IJCLab)
  • La préparation et la conduite du PFU
  • La gestion des activités techniques et scientifiques du laboratoire (NSIP)

Les données collectées et traitées sont :

  • Données d’identification : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, numéro d’agent, statut,
  • Données concernant la vie personnelle: adresse personnelle, situation maritale, tel et coordonnées de personnes à contacter en cas d’urgence 
  • Données professionnelles :  diplômes et formation, adresse mail, bâtiment et bureau, téléphone professionnel, quotité de travail, jours de télétravail, quotités dans les divers activités et projets du laboratoire
  • Données de carrière: année d’entrée, échelon, corps, grade, historique des promotions et affectation, demandes de formation, formations suivies sur 5 ans

La base légale du traitement est (article 6.1 du RGPD) est l’intérêt légitime, de par l’obligation qui incombe au directeur d’unité d’assurer le suivi administratif des personnels de l’unité.
Les destinataires des données sont :

  • Les personnes habilitées chargées de la gestion du personnel pour IJCLab
  • Le correspondant formation (pour les données de formation uniquement)
  • La direction d’IJCLab et de l’IN2P3 (pour les données NSIP uniquement)
  • Les membres de la CPL  (uniquement pour les données concernant la carrière des agents fonctionnaires)

Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.

Vos données sont  conservées le temps de votre activité dans le laboratoire. Au-delà, ces données sont détruites selon la réglementation applicable au CNRS

Vous disposez des droits suivants pour l’utilisation qui est faite de vos données : le droit d’opposition, d’accès, de rectification, le droit à une utilisation restreinte lorsque vos données ne sont pas nécessaires ou ne sont plus utiles, le droit à la portabilité : communiquer vos données à la personne de votre choix

Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à : direction[at}ijclab.in2p3.fr
Vous pouvez contacter également votre DPD à l’adresse suivante :
DPD CNRS – 2, rue Jean Zay – 54519 – Vandoeuvre lès Nancy Cedex
dpd.demandes[at}cnrs.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation en ligne auprès de la CNIL ou par courrier postal