Gestion d’événements

Indico est un service permettant de gérer des événements, du plus simple (séminaire) aux plus compliqués (conférence internationale), en passant par les « meetings » (réunion de groupe).
Il permet de définir un agenda pour l’événement, auquel les intervenants pourront attacher leur présentation ou tout autre document. Pour la partie gestion de conférences, tous les aspects sont traités, y compris la revue des soumissions par exemple, mais pas les aspects financiers (inscriptions payantes). Indico

Le service Indico de IJCLab est utilisable pour l’ensemble des activités du laboratoire et de ses partenaires. Il est distinct du service Indico de l’IN2P3 (en particulier, les comptes sont distincts).

Cette page donne quelques indications pour démarrer avec Indico. L’ensemble des opérations décrites ici nécessite de s’authentifier sur Indico. En cas de problème avec l’instance de IJCLab, contacter le support informatique.

Créer un événement

Il existe 3 type d’évènements :

  • Séminaire (ou Lecture) : un événement qui n’a pas d’agenda mais qui permet d’indiquer l’heure et le lieu, ainsi que d’attacher des documents à l’événement.
  • Réunion (ou Meeting) : un événement auquel est associé un agenda.
  • Conférence (ou Conference) : un événement qui comporte des indications complémentaires comme l’hébergement, le moyen de s’y rendre…

Dans tous les cas, on peut associer une gestion d’inscription à l’évènement.

La création d’un nouvel événement se fait avec le bouton ‘+’ en haut à droite de la page : indiquer le titre de l’événement, sa catégorie (voir ci-dessous), sa date et éventuellement son lieu. Elle n’est possible que si on a les droits de modification ou de création d’événements dans la catégorie sélectionnée.

Une fois l’événement créé, on est dans l’interface d’administration de l’événement qui permet de gérer l’agenda, les inscriptions… Un bouton Basculer vers la page d’accueil permet de revenir à la vue utilisateur de l’événement : c’est l’URL qu’il faut diffuser.

Cloner un événement

Quand on organise des événements récurrents, il est possible de créer un nouvel événement en clonant le précédent. Lors du clonage, on peut sélectionner les éléments à cloner. Par défaut c’est essentiellement l’agenda sans les documents attachés. Il est possible ensuite de modifier l’agenda.

Définir un événement récurrent

Lorsque qu’on créée ou clone un événement, il est possible de définir une fréquence de répétition. Les différentes périodicités habituelles sont disponibles (journalière, hebdomadaire, mensuelle).

Agenda

L’agenda Indico est organisé en sessions et contributions. Une session contient des contributions mais une contribution n’a pas nécessairement besoin d’être dans une session. Une session peut être répartie dans l’agenda en plusieurs bloc de sessions.

On peut associer à une contribution un ou plusieurs auteurs/présentateurs et leur donner les droits de télécharger leur présentation ou leurs documents associés à la contribution. Le téléchargement se fait en cliquant sur le « bouton flèche » à droite de la contribution. Si la flèche n’apparaît pas, c’est que vous n’avez pas le droit de téléchargement : voir la section ci-dessous sur la Droits d’accès et de modification. Cette personne aura aussi le droit de charger des minutes de la session/contribution via le même menu.

Modification d’un événement

Pour modifier un événement ou une partie d’un événement (session, contribution), il faut utiliser le bouton avec une icone de crayon :

  • Pour accéder à la page de gestion de l’événement, utiliser le bouton en haut de la page ou à droite du titre de l’événement. Ce dernier bouton permet aussi de cloner l’événement. Le menu Modifier l’événement permet de configurer l’ensemble des paramètres de l’événement, y compris l’enregistrement des participants ou la gestion des soumissions d’abstract.
  • Pour modifier une partie de l’événement (session, contribution), utiliser le bouton à droite de l’élément à modifier. Cela permet en particulier de configurer qui a le droit de télécharger des documents attachés à l’élément sélectionné.

Si vous ne voyez pas les « boutons crayon », cela signifie que vous n’avez pas les droits de modifications sur l’événement ou la partie d’événement. Vérifiez que vous êtes bien authentifiés.

Organisation des événements (Catégories)

Les événements sont organisés en catégorie. La catégorie de l’événement est indiquée lors de sa création et peut être changée ultérieurement sans impact sur les URLs. Par défaut, la catégorie proposée lors de la création de l’événement est la catégorie courante (celle qui est visualisée).

Une catégorie peut contenir soit une sous-catégorie, soit des événements mais pas les deux.

Droits d’accès et de modification

Indico permet de définir pour les événements comme pour les catégories quels sont les utilisateurs qui ont le droit d’en voir le contenu (par défaut, tout le monde) et ceux qui ont le droits d’ajouter/supprimer des événements ou sous-catégorie dans une catégorie ou de modifier un événement existant. Les personnes ayant le droit de modification sont appelées Administateur de la catégorie ou de l’événement.

Les droits d’accès et de modification d’une catégorie ou d’un événement peuvent être modifies par toute personne ayant le droit d’administration sur la catégorie ou l’événement. Les droits peuvent être accordés soit à un utilisateur, soit à un groupe. Les groupes ne peuvent être définis et gérés que par les administrateurs Indico : contacter le support informatique en cas de besoin.

Droit de téléchargement d’une présentation

Pour les événements, il existe un droit particulier appelé droit de soumission : il permet à une personne d’attacher (télécharger) une présentation ou un document à un élément de l’agenda, il est possible d’accorder ce droit à une personne qui n’a pas encore de compte Indico en indiquant son email (qui doit être celui que la personne utilisera pour se créer un compte). Pour cela, après avoir utilisé le bouton Recherche dans la fenêtre d’édition d’une contribution pour vérifier que l’utilisateur n’avait pas de compte Indico, utiliser le bouton Entrer Manuellement.

Calendrier des événements

Le bouton en haut à droit des pages Indico avec une forme d’oeil permet d’avoir une vue calendrier des événements d’un jour, d’une semaine ou d’un mois. Les événements affichés sont ceux de la catégorie courante et de toutes ses sous-catégories. Par exemple, si on affiche les événements de la semaine courante quand on est dans la catégorie IJCLab, on verra tous les événements IJCLab déclarés dans Indico (et auquel vous avez accès).