Zoom

Le service de vidéoconférence Zoom s’utilise à travers un client qui s’installe lors de votre première participation à une réunion ou via le menu Download Client en bas de la page de l’instance IJCLab. En plus de permettre de rejoindre une réunion, le client permet d’en créer et de les gérer. Cette page décrit quelques unes des principales actions. Une aide complète est disponible sur le site support de Zoom (there is also an English version).

Pour rejoindre une réunion, il est aussi possible d’utiliser directement un navigateur. Pour cela, il faut utiliser soit Chrome (Chromium sous Linux) , soit une version de Firefox supérieure ou égale à 76. La documentation ci-dessous ne s’applique qu’au client Zoom qui est la solution recommandée car elle est à la fois plus fonctionnelle et plus simple d’utilisation.

Joindre une réunion

Depuis un ordinateur ou un smartphone

Pour rejoindre une réunion, il suffit de cliquer sur l’URL qui vous a été communiqué ou de cliquer sur le bouton Rejoindre du client et de copier l’URL. Il n’est pas nécessaire d’avoir un compte Zoom.

La fenêtre Zoom correspondant à la réunion a un contenu variable en fonction de sa taille (vignette, taille moyenne, plein écran). Certaines fonctionnalités ne sont accessibles qu’en plein écran (ou si la fenêtre est suffisamment grande). Par ailleurs, les réglages audio et vidéo sont accessibles depuis la fenêtre principale du client (engrenage en haut à droite), pas depuis la fenêtre de la réunion.

Dans la fenêtre de la réunion, un menu apparait en bas quand on bouge la souris. Cela permet d’activer/désactiver micro et video, de partager son écran (tout l’écran ou l’une des applications, y compris un tableau blanc), d’échanger des messages textuels avec les autres participants (tous ou l’un d’entre eux) ou d’afficher un symbole associé à son nom pour marquer son approbation avec ce qui est dit. En bas de la liste des participants (sauf pour l’animateur de la réunion), il est possible de « lever la main », c’est-à-dire d’indiquer visuellement qu’on souhaite intervenir.

Il est aussi possible de rejoindre une réunion par téléphone (participation audio uniquement) en utilisant un des numéros de téléphone mentionnés dans l’invitation.

Depuis une salle de réunion (station H323)

Il est aussi possible de rejoindre une réunion Zoom depuis une salle de réunion équipée d’une station de vidéoconférence dite H323 (Polycom HDX, Aver…) comme c’est le cas d’un certain nombre de salles de réunion d’IJCLab.

Pour cela, il faut appeler soit l’entrée Zoom Gateway se trouvant dans l’annuaire de la station, soit le numéro IP de la passerelle H323 EMEA se trouvant à la fin de l’invitation à la réunion. Une fois connecté à la passerelle, entrer les informations demandées, numéro de réunion et mot de passe, qui se trouve en bas de l’invitation (après avoir éventuellement appuyé sur le bouton Far/Near de la télécommande si les numéros entrés ne s’affichent pas).

Initialement le micro de la salle de réunion est désactivée au niveau de la passerelle : un message le dit explicitement ainsi que ce qu’il faut faire pour l’activer (taper la touche 1 puis 2).

Si la réunion est le premier participant connecté à la conférence, une host key est demandée pour démarrer la réunion. Le plus simple est d’attendre qu’une personne se connecte depuis un ordinateur ou un smartphone : la salle sera admise dans la réunion automatiquement.

Quand on se connecte depuis un ordinateur dans la salle équipée du système de vidéoconférence, il est indispensable de ne pas utiliser l’audio de l’ordinateur sous peine de larsen. Si on a activé l’audio de l’ordinateur par erreur, il est possible de le désactiver dans le menu attaché au micro (dans la barre de menu Zoom).

Par ailleurs, si la salle d’attente est activée pour la réunion, il y a un message sur la station de vidéoconférence indiquant explicitement qu’on est en attente (on hold). Il n’y a rien de spécial à faire à part attendre que l’animateur de la réunion accepte la salle.

Partager une application

Sur un ordinateur ou un smartphone, ll est possible de partager la fenêtre d’une de ses applications, sans partager le reste de l’écran, avec le bouton Partager. Il est aussi possible de permettre à un participant à distance de prendre la main sur l’application.

Note sur PowerPoint : en mode diaporama, PowerPoint ouvre une autre fenêtre que celle permettant d’éditer les diapositives. C’est celle là qui doit être partagée et non pas la fenêtre d’édition.

Enregistrer une réunion

Il est possible d’enregistrer une réunion en cliquant sur le bouton Enregistrer lorsqu’on est connecté à la réunion. L’enregistrement ne peut se faire que sur la machine locale de l’utilisateur (enregistrement dans le cloud désactivé à IJCLab). Le lancement de l’enregistrement est possible par tous les participants mais suppose l’accord de l’animateur ou d’un coanimateur de la réunion. Lorsque l’enregistrement démarre, un consentement est demandé à chacun des participants : en cas de refus, le participant est déconnecté. Si un participant rejoint la réunion après le démarrage de l’enregistrement, son consentement lui est également demandé lorsqu’il rejoint la réunion. L’enregistrement contient à la fois un fichier MP4 audi+video et un fichier MP4 avec seulement la partie audio. L’enregistrement ne contient aucune donnée personnelle et ne contient que les personnes qui prennent la parole.

la mise à disposition d’un enregistrement à la réunion obéit à des règles strictes qui incluent la protection des données privées (RGPD) et le droit à l’image. En plus du consentement de toutes les personnes identifiables sur l’enregistrement qui peut nécessiter une demande explicite, au-delà du consentement récolté via Zoom, il est de la responsabilité de celui qui publie l’enregistrement de s’assurer des conditions et de mettre en place les contrôles d’accès nécessaires en fonction du contenu.

Planifier et gérer une réunion

Obtenir un compte Zoom

Avant de pouvoir créer une réunion, il faut obtenir un compte sur l’instance Zoom d’IJCLab. Pour cela, il existe trois possibilités :

  • Une fois connecté à l’instance, cliquer sur le bouton Sign In puis sur le menu INSCRIVEZ-VOUS. Lors de la création de votre compte, il faut utiliser votre adresse prénom.nom@ijclab.in2p3.fr (si vous ne la connaissez pas, connectez-vous à l’annuaire du laboratoire). Zoom doit vous demande confirmer que vous souhaitez être rattaché à l’instance IJCLab. Jusqu’à la validation de votre compte par le Service Exploitation, vous ne pouvez créer que des réunions limitées à 40 minutes.
  • Contacter le support informatique pour demander un compte : vous recevrez alors une invitation pour valider votre compte qui sera entièrement fonctionnel dès sa validation.
  • Vous avez déjà un compte Zoom non lié à IJCLab et vous souhaitez le renommer pour qu’il devienne connecté à IJCLab et bénéficie de la license que nous avons. Dans ce cas, vous devez vous connecter avec votre compte existant sur http://zoom.us, puis cliquer sur le menu Profil et sur le lien Modifier à coté de Email de connexion. Entrez l’adresse Zoom IJCLab au format décrit précédemment comme nouvel email de connexion et validez. Enfin guettez le mail de confirmation de l’opération.
Pour votre compte Zoom, comme pour tout service qui n’est pas opéré par IJCLab, il est important de choisir un mot de passe différent de celui de votre compte IJCLab.

Planifier une réunion

Une salle de réunion Zoom dédiée est créée pour chaque réunion que vous planifiez. Elle aura un URL de connexion (et un ID) unique, avec éventuellement un mot de passe associé. Il est aussi possible de l’enregistrer dans un agenda (plusieurs formats supportés).

Pour créer une nouvelle réunion, il faut cliquer sur le bouton Programmer de l’écran d’accueil du client Zoom (ou sur le menu Réunions de l’interface Web). Après avoir entré le nom de la réunion et éventuellement sa description, il faut choisir l’heure et la durée. Ce sont des informations indicatives qui servent à entrer la réunion dans l’agenda du client Zoom et éventuellement l’agenda personnel si on l’a spécifié. La réunion n’est pas automatiquement terminée à la fin du créneau horaire indiqué. Par ailleurs, la salle de réunion associée à l’URL est utilisable dès la création de la réunion et reste disponible en dehors du créneau horaire jusqu’à 30 jours après le premier démarrage de la réunion (1 an pour les réunions répétitives).

On peut définir aussi une fréquence de répétition de la réunion. Avec la répétition hebdomadaire, il est possible de choisir plusieurs jours dans la semaine où la réunion se tiendra (par exemple, le mardi et le vendredi). La périodicité avec aucune heure fixée revient à créer une salle de réunion permanente qui peut être utilisée n’importe quand mais qui ne sera pas entrée dans un calendrier.

La personne qui créée la réunion en est l’animateur (host dans la terminologie Zoom). Il a le contrôle complet des paramètres de la réunion, tant avant son démarrage qu’après.

En plus du mot de passe, il est possible de définir plusieurs autres options. Les valeurs par défaut sont normalement appropriées. Une des options avancées permet de définir des animateurs supplémentaires pour la réunion : cela peut être utile pour des réunions avec beaucoup de participants. En effet l’animateur est le seul qui peut couper le micro ou la vidéo d’un participant qui pose problème (par exemple qui a laissé son micro ouvert tout en ayant une autre conversation), arrêter un partage d’écran… C’est particulièrement important d’avoir des animateurs supplémentaires si la personne qui a planifié la réunion n’y participe pas.

Lorsqu’on enregistre la réunion, il est possible de choisir un agenda dans lequel la réunion doit être enregistrée.

Note : un utilisateur ne doit organiser qu’une seule réunion à un moment donné. Si un utilisateur planifie plusieurs réunions à la même heure (autorisé par l’interface), la première qu’il rejoindra arrêtera toutes les autres. Voir ci-dessous comment planifier une réunion au nom d’une autre personne.

Une fois la réunion créée, une invitation est générée qui contient l’URL pour se connecter à la réunion, le mot de passe éventuel, les informations pour se connecter depuis une salle de vidéoconférence (H323) et les numéros de téléphone utilisables pour joindre la réunion en audio uniquement (la liste par défaut est pour la France, un lien dans l’invitation permet de trouver les numéros pour les autres pays). Si vous avez des participants hors de la France, il est possible d’ajouter d’autres pays dans l’invitation dans la section Audio des paramètres de la réunion. Pensez à transmettre les informations H323 si certains participants peuvent vouloir participer depuis une salle de réunion.

Si vous n’êtes pas familier de la vidéo-conférence et du service Zoom, pensez à consulter les bonnes pratiques pour son utilisation.

Créer une réunion immédiate

En dehors des réunions planifiées, à un horaire particulier, il est possible de créer une réunion immédiate à laquelle vous pourrez inviter d’autres participants. Pour initier une telle réunion, il faut cliquer sur le bouton Nouvelle Réunion de l’écran d’accueil.

La réunion se déroulera dans votre salle de réunion personnelle. Pour inviter des personnes, démarrez la réunion puis cliquez le bouton Inviter. Vous pouvez soit :

  • Inviter directement les personnes qui ont un compte : si leur statut est vert, elles seront immédiatement connectées à la réunion).
  • Copier l’URL de connexion (ou l’invitation complète avec les numéros pour une connexion par téléphone) et l’envoyer par mail ou tout autre moyen aux personnes que vous souhaitez inviter.

Planifier une réunion associée à un événement Indico

Il est possible de créer une réunion Zoom depuis Indico. De cette façon, les informations de connexion seront automatiquement ajoutées à l’agenda et un bouton Rejoindre sera disponible pour tous les utilisateurs authentifiés sur Indico. Voir la documentation Indico pour plus de détails.

Planifier une réunion au nom d’un autre utilisateur

Il est possible de planifier une réunion au nom d’un autre utilisateur. L’utilisateur qui créée la réunion et celui au nom duquel elle est créée doivent tous les deux avoir un compte sur l’instance Zoom IJCLab. Cela se fait en 2 temps :

  • L’utilisateur pour lequel la réunion sera créée doit avoir donné le droit de le faire à la personne qui créera la réunion. Cela se fait dans les paramètres Autres du compte de l’utilisateur, à la rubrique Privilèges en matière d’horaire.

  • La personne qui a reçu la délégation, après s’être déconnectée puis reconnectée, voit apparaître dans le formulaire de création de réunion un champ lui permettant de sélectionner pour qui la réunion est créée.

Réunion cryptée de bout en bout

Depuis novembre 2020, il est possible de créer des réunions cryptées de bout en bout, pour une confidentialité totale de la réunion. C’est basé sur le même cryptage des communications que les réunions standard mais le secret utilisé (clés) pour ce cryptage n’est pas connu de Zoom, contrairement aux réunions standards.

Il faut réserver ce mode aux réunions abordant des sujets vraiment sensibles qui pourrait motiver un attaquant sophistiqué (type agence de services secrets) à faire le nécessaire pour décrypter une réunion standard. Cela concerne sans doute très peu de réunions à IJCLab ! En effet le cryptage de bout en bout supprime un certain nombre de fonctionnalités des réunions standard, en particulier : la possibilité de se joindre à la réunion depuis une salle vidéo H323, un téléphone ou un navigateur, la capacité de rejoindre une réunion avant l’animateur et la possibilité de diviser une réunion en plusieurs sous réunions. De plus la participation à une réunion cryptée de bout en bout nécessite une version récente du client Zoom Voir le blog Zoom pour plus de détails sur le cryptage de bout en bout.

L’activation du cryptage de bout en bout pour une réunion se fait en sélectionnant le paramètre cryptage de bout en bout (end-to-end encryption) lors de la création ou de la modification d’une réunion. Une version du client > 5.4 est nécessaire : si vous ne voyez pas ces paramètres, faites une mise à jour du client. Quand un réunion est cryptée, la petite icone verte en haut à gauche de la fenêtre Zoom de la réunion qui donne accès aux détails de la réunion comporte un cadenas au centre et si on clique sur cette icône le cryptage est indiqué de bout en bout (end to end) au lieu de avancé (advanced).

Le cryptage de bout en bout n’est pas une alternative aux bonnes pratiques décrites dans cette page et celles qui lui sont liées. En particulier, dans une réunion potentiellement sensible, la première chose faire est de se protéger contre les « participants indésirables » en utilisant en particulier les fonctionnalités décrites dans la section qui y est consacrée. Les 2 plus importantes étant sans doute d’obliger l’authentification des participants dans les options de la réunion (interdire les anonymes apparaissant comme invités dans la liste des participants) et l’activation de la salle d’attente pour que l’animateur et les coanimateurs de la réunion puissent valider la participation de chacun.

Protéger sa réunion contre des participants indésirables

Du fait de sa popularité grandissante, Zoom (ainsi que les principaux outils de vidéoconférence) est devenu un service très « attaqué ». En particulier, il y a régulièrement la participation de personnes indésirables qui se servent du partage d’écran pour afficher des images pornographiques ou très violentes (aka Zoom Bombing). Zoom offre à l’animateur (host) d’une réunions plusieurs fonctionnalités qui permettent de prévenir et réagir à ces nuisances. Voir l’entrée FAQ dédiée à ce sujet.

Afficher et modifier les réunions planifiées

Il est possible d’afficher les réunions qu’on a planifiées en cliquant sur le bouton Réunions de la barre de menu du client Zoom. En sélectionnant une réunion, on peut la modifier. Si la réunion est répétitive, il est possible de choisir entre modifier la série et modifier une occurrence particulière. Si on modifie l’heure d’une des occurrences, cela n’affecte pas les autres occurrences.

Webinaires

Les webinaires Zoom sont une variante des réunions standards particulièrement adaptée aux réunions avec un très grand nombre de participants ne nécessitant qu’une interaction limitée avec les participants. Les 2 principales différences avec une réunion standard sont :

  • Les participants, à part ceux désignés comme conférenciers, ne peuvent pas transmettre de vidéo.
  • Les participants ne voient pas les autres personnes présentes dans la liste des participants.
  • Les participants ne peuvent pas prendre la parole jusqu’à ce que l’animateur de la réunion les y autorise. Un participant demande à prendre la parole avec le bouton « Lever la main ». Il peut aussi interagir par chat avec l’animateur de la réunion (ou les autres participants si le webinaire est configuré pour l’autoriser).

Si on souhaite organiser une réunion avec une large participation tout en maintenant une bonne qualité d’interaction, il est préférable d’utiliser une réunion standard et d’utiliser les fonctionnalités de contrôle de la prise de parole décrit dans la section à propos de la protection contre les participants indésirables.

Pour plus d’information, en particulier sur la gestion des participants à un webinaire, voir la documentation Zoom.

Client Zoom : trucs utiles…

Raccourcis clavier

Les raccourcis clavier fonctionnent uniquement si la fenêtre Zoom est en premier plan.

  • Barre d’espace : si votre micro est coupé, cela le réactive sans avoir à se servir de la souris

Arrière-plan virtuel

C’est une fonctionnalité qui permet de remplacer l’arrière plan de votre « vignette » (l’image envoyée par votre caméra) par une photo de votre choix. En dehors de l’aspect esthétique, cette fonctionnalité contribue à la protection de la vie privée, en cachant totalement votre environnement : seul votre visage sera affiché sur le fond. Votre cadre de travail ainsi que d’éventuelles autres personnes qui passeraient devant la caméra n’apparaîtront pas.

Pour configurer l’arrière-plan virtuel, aller dans les Paramètres du client Zoom, accessibles depuis le bouton en haut à droite de la fenêtre principale comportant vos initiales si vous êtes connecté (ou via le « bouton engrenage » en haut à droite si vous ne l’êtes pas).

Partage d’écran

Il est possible de partager son écran ou seulement une ou plusieurs applications. Avec le bouton Partager, vous pouvez sélectionner l’un ou l’autre. Il est aussi possible de sélectionner plusieurs fenêtres applicatives si on ne souhaite pas partager son écran.

Une application qui pose des problèmes de partage spécifiques est PowerPoint en mode diaporama car le fait de passer en mode diaporama ouvre une fenêtre qui n’existe pas encore lorsqu’on fait le partage. Quand on a un seul écran, il est plus simple de partager l’écran dans ce cas. Si on a 2 écrans, il faut démarrer le diaporama sur un écran différent du client Zoom (pour pouvoir y accéder) et faire le partage après avoir lancé le diaporama.

Organiser des sondages

Au cours d’une réunion Zoom, il est possible de lancer un ou plusieurs sondages auprès des participants. Le fonctionnement est décrit en détail dans la documentation Zoom. La création des sondages se fait par l’interface web, indépendamment de la connexion à la réunion. Ce n’est donc possible qu’avec des réunions programmées, pas des réunions immédiates créées avec le bouton Nouvelle réunion du client Zoom. Le ou les sondages associés à la réunion peuvent être créés en avance et les sondages seront disponibles pour exécution pendant la réunion.

La création d’un sondage n’est possible que pour la personne qui a créé la réunion. L’exécution des sondages est possible pour tout participant qui a le rôle d’animateur ou de co-animateur.

Nombre de participants maximum

Zoom permet d’organiser des réunions qui ont jusqu’à 1000 participants et des webinaires jusqu’à 10 000 participants. Les licences IJCLab sont limitées à 500 participants que ce soit pour les réunions ou les webinaires, mais par défaut les comptes IJCLab sont configurés avec une limite à 100 personnes. Contacter le Support Informatique en cas de besoins particuliers qui iraient au-delà.

En cas de problème…

FAQ

Pour en savoir plus…

Protection des données personnelles

Pour plus d’information, voir la déclaration de Zoom sur sa politique en matière de protection des données personnelles et sa conformité à la RGPD.